华普会计培训中心  Excel旧表翻新技巧.

节约

 Excel旧表翻新技巧
 
 
制作月报表、年报表等阶段性工作报表，一般是在同一表头下填写不同数据，即表格结构不变，记录数据改变。为了方便，可以利用创建Excel模板的方法来完成。但随着每次对报表要求的改变，报表结构也要修改，先前创建的模板也越来越不适应新的报表要求，所以用旧表翻新的思路，在下一次报表时直接修改上一次的报表也是一种好方法。下面以《考试成绩统计表》为例（如图1所示），介绍几个Excel旧表翻新的技巧。

　　新报表的表头结构或表格说明中需要修改的地方如果没有重复，直接改写即可；如果有重复，用“替换”功能也很方便，具体方法如下:选择“编辑→替换”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项，在“查找内容”处填写旧表中的内容，在“替换为”处填写改写后的内容，单击“全部替换”，多处更改一次完成，比如，将2002届学生的成绩统计表替换成2003届，就可以使用这个方法。

　　粘贴链接

　　如果表格中有几处都重复一串单元格的内容，比如，D14:D16、G14:G16……都重复A14:A16的内容，为了便于以后的修改，可以在开始创建表格结构的时候，先写下这串单元格的内容，再选定，执行“复制”命令，在另外需要重复的各处，分别执行“选择性粘贴→粘贴链接”命令，这样粘贴的结果都是单元格地址的引用，在新的报表中修改时先写下的那串单元格内容，其他各处相应内容随即被更新。

　　定义名称

　　某些单元格中需要用形式相同，而引用位置不同的函数进行计算，为了在新的报表中方便修改，可以在开始创建表格结构时给函数定义名称，步骤如下:

　　*步 选中要定义名称的单元格（例如计算及格率的单元格B16），执行“插入→名称→定义”命令，弹出“定义名称”对话框（如图2所示），在“当前工作簿中的名称”栏中输入名称（例如:函数三），在“引用位置”栏中输入函数（例如:=COUNTIF(B$5:B13,>60)/COUNT(B$5:B13)），单击[添加]按钮，关闭对话框。

　　第二步 在需要计算的各处，输入“=”，接着输入所定义的名称（例如:=函数三），与直接在单元格中输入函数的计算异曲同工。