华普会计培训中心  轻松搞定Excel数据表中的空格.

轻松搞定Excel数据表中的空格
 
 
到了年底，单位要报送的表格非常多，有时就请一些非专业老师帮助录入，但在录入的过程中我发现不少老师录入的表格数据中存在一些空格，影响了数据的整体效果。如果一个个地修改既费时又费力，针对此现象我想出了几种有效的解决方法并且收到了良好的效果，因此写下来与广大读者一起分享。

　　一、提前预埋设置，做到事半功倍

　　1． 提醒用户输入的数据中是否含有空格

　　在数据录入过程中，如果想让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格，可通过设置数据的有效性来实现。

　　以验证姓名数据在输入的过程中是否含有空格为例（如图1），选中*个姓名向下的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”，在其下方的“公式”框中输入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2), ,)))=0”。

图1切换到“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“出错警告！”，在“错误信息”框中输入“输入的文本含有空格，请确认后重新输入！”（如图2），设置完成后，单击“确定”按钮退出。

图2

　　接下来在输入姓名的过程中，系统会自动验证当前单元格中是否含有空格，如果有，则弹出如图3所示的警告信息。

图3

　　华普提示:在图3出现时，直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据（类似于“家庭地址”这类字段）时，不适合直接按回车键，否则原有的数据会自动被删除，此时单击“是”按钮可以忽略空格的存在。