如何用Word软件制作常用公文   广州番禺新川教育.

如何用Word软件制作常用公文

  说到办公文秘这个课程，大家都会想到Word这个文档，那么对于这个Word软件，你是否已经很深入的了解了呢？而且，如何用Word软件来制作常用公文。
接下来就由广州新川教育（原远行教育）的办公文秘梁惠清老师为大家一一讲解!

*步，进入Word界面 第二步，页面设置

  从“文件”栏中单击“页面设置”，弹出选项，在“页边距”栏中选择“上:37mm;下:35mm;左:28mm;右:26mm”。
在“纸张”栏中选择“纸型:A4;宽度:210mm;高度:297mm”。在“版式”栏选择“奇偶页不同:√;页眉:15mm;页脚:28mm”。

第三步，发文字号

  如果是下行文，则将光标移至页面103mm位置(在word界面的下面显示有“位置:X X”字样，光标上下移动，“位置”数据会跟着变化)，
用3号仿宋输入内容居中即可;如果是上行文，则将光标移至页面158mm位置，左空1字用3号仿宋输入发文字号，然后右空1字用3号仿宋
输入“签发人”加全角冒号，后用3号楷体输入签发人姓名;如果是平行文，则将光标移至55 mm处，对齐页面右边输入发文字号。
下行文、上行文、平行文(函)发文字号位置是由《*行政机关公文格式》和《*行政机关公文处理办法》的规定决定的，公文用纸为A4型纸，幅面尺寸
为210mm×297mm。因发文字号位于发文机关标识下空2行位置(按3号仿宋字高度约为20mm)，加之下行文和上行文要留出天头37mm，
下行文发文机关标识距版心上边缘25 mm(上行文为80 mm)，发文机关标识高度21mm(高限22mm)，故下行文发文字号的位置应为37+25+21+20=103mm处，上行文发文字号的位置应为37+80+21+20=158mm处;而平行文(函)按规定发文机关上边缘距上页边30mm，发文机关标识高度21mm，发文机关标识下边缘4mm处有武文线(上粗下细)，故平行文(函)发文字号的位置应为30+21+4=55mm处。

第四步，标题

  在发文字号后空两行位置用2号小标宋简体字输入内容，并进行段落调整。可选定标题后，点击鼠标右键，弹出对话框，单击“段落”，
再弹出一个对话框，选择“行距:固定值;设置值:40磅”(即以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

第五步，主送机关

标题后下空一行位置顶格，用3号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。

第六步，正文

在主送机关下一行空2个字位置，用3号仿宋输入正文内容。

第七步，附件

  公文如有附件，则在正文之后空一行并空2个字位置用3号仿宋字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。
如“附件: X X X”。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，这里的“附件”后不能用冒号。

第八步，成文日期。

  在附件后(无附件则在正文后)空3行位置(如果是办公室文件则空2行即可)输入成文日期，但须右空4个字。可采用插入办法，
单击word“插入”，选择并点击“日期和时间”，弹出对话框，选择“语言:中文(*);可用格式:二〇〇六年X月X日”。

第九步，附注

  在成文日期下一行空2字位置，用3号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用小括号“()”括上。如回复提案、议案、
人大代表建议，以及请求等，需采用附注方式标注联系人及联系电话，中间空1个字但不用标点符号。

第十步，正文段落调整

  将全部正文选定，用调整标题行距的办法进行正文段落调整，但正文的设置值为28磅(即以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

第十一步，印刷版记

  位于公文的*，且在*一页的底端。首先用3号黑体输入“主题词”，并加全角冒号，然后用3号
小标宋简体输入词目，每个词目间空1个字的位置。在主题词下一行左空1个字位置用3号仿宋输入“抄送”，后加全角冒号，
然后输入抄送单位，抄送单位之间用逗号隔开，*用句号结束，如果抄送单位不只一行，则对齐*个抄送单位的位置排列。
在抄送机关下一行空1字位置用3号仿宋输入印发机关;在同一行右空1字用3号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开，*一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度。

第十二步，设定页码

  首先从“插入”栏中单项击“页码”，弹出选项，选择“位置:页面底端;首页显示页码:√”。然后，单击“格式”，
弹出“页码格式”对话框，在“数字格式”栏选择“- 1 -”格式。*，双击显示的页码，选定后选4号白体字，同时，将奇数页右空1个字的位置，将偶数页左空1个字的位置。

  还要注意一点，在每个对话框结束之后须点击“确定”，否则选项无效。

  梦想无论怎样模糊，总潜伏在我们心底，使我们的心境永远得不到宁静，直到这些梦想成为事实。--广州新川教育！今天的如何用Word软件制作常用公文内容就分享到这，要想了解更多关于办公文秘的课程就请多多关注我们，还可以通过扫描下方二维码添加我校微信公众号，更多精彩内容等你来袭，感谢大家的收看！

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