审核实施中需关注的主要问题

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根据SC125《职业健康安全管理体系认证机构认可方案》,认证机构在关注标准转换审核内容时还要关注对CC01的要求。而且SC125提出了很多具体的要求,本文就对审核中面谈人员的要求、合规性的审核要求提出以下理解。

对于审核"面谈人员"

在SC125中,明确提出了审核组应面谈的人员包括:负有OHS法律责任的管理者;负责OHS的员工代表;负责监视员工健康的人员,如医生和护士(远程面谈的理由应被记录);管理人员、长期和临时员工。又提出了宜面谈其他人员包括:从事与预防OHS风险相关活动的管理人员和员工和承包方的管理者和员工。

需要关注的是此处提出的应面谈人员中"负有OHS法律责任的管理者",按照*安全生产法的规定,企业的高管理者是安全责任人,所以在职业健康安全管理体系审核时,对高管理者的审核必不可少,尤其是近年来在GB/T 28001的审核中,很多企业往往不是高管理者(俗称一把手)参加审核,包括首末次会,往往让管代或是主管安全的副手代替参加。在现在的ISO 45001审核中,高管理者必须接受审核。

还有一种应面谈的人员为"负责监视员工健康的人员,如医生和护士(远程面谈的理由应被记录)",这里容易出现一种误解,是不是都要找到体检医生或护士进行面谈或远程面谈呢?对于自身没有医疗机构(设置)企业,员工的职业健康体检往往外包给有资质的专业医疗机构,对这类人员进行审核是不现实的。因此作为主管体检的*(如人力资源部)则是被面谈主体,应该具备识别和判断体检报告有效性的能力。对于其他类型人员的面谈在以往审核中都有进行,因为审核的主要手段就是面谈和问询,结合ISO 45001审核,要关注做好相应的记录。

另外SC125还规定审核中应邀请负有OHS法律责任的管理者,负责监视员工健康的人员、负责OHS的员工代表参加末次会议,不能参加的还应记录缺席的理由。


对于合规性的审核

SC125规定"应采用附录C《合规性作为经认可的OHSMS认证的一部分》中所述的方法来确定客户的管理体系的能力,以确保其满足适用的法律、法规和合同要求"。附录C描述了组织经认可的职业健康安全管理体系认证以及组织与适用的法规要求符合程度的关系,并明确提出了认证机构如何审核职业健康安全管理体系的合规性。

例如在现场审核时,应考虑对文件和记录的评审与现场运行活动的审核评价之间的平衡,以确保对职业健康安全管理体系运行有效性进行充分的审核。因为每个组织情况不同,没有准则来说明应该采用什么样的时间比例关系。然而,花费太多的审核时间在办公室评审上显然是有问题的(除了前述面谈的各类人员),这可能导致与合规相关事项的职业健康安全管理体系有效性评价不够充分,也可能导致忽视较差的绩效表现,并导致利益相关方对认证过程失去信任。

审核员应该基于组织OHSMS的实际运行验证其合规性管理,而不能仅依赖于策划的或预期的结果。如果工作设施或工作区域关闭,职业健康安全管理体系风险会发生变化,随着员工原有风险的消失,有可能出现对于公众的新风险,如一旦缺乏适当的维护和监视活动的风险。现场审核中应该核实管理体系在关闭的设施和工作区域持续满足职业健康安全管理体系标准要求并有效实施,否则,应暂停认证。

应该强调的是,审核员不是职业健康安全监管机构的检查员,不应该提供合规性的声明,但是他们可以"验证合规性的评价",以评估与适用职业健康安全管理体系标准的符合性。

ISO 45001自发布以来,认证机构和获证组织都在积极地进行标准转换的准备工作,学习和理解新版标准的变化以及掌握其核心内容,是做好(而不只是形式上)标准换版的基础。