总算懂得工程项目中如何管理文件信息

工程项目中如何管理文件信息?一个工程信息繁多，但也不能遗漏，那管理员应怎么管理好呢?现在，小编给大家整理出相关知识，希望对您有帮助。  

工程总承包项目的档案管理工作  

一、建立健全建设项目档案管理制度  

对建设单位和各参建方在建设项目档案管理职责、文件收集与积累、竣工文件的编制要求、审核与归档范围和保管期等做出全方位的规定，对受控文件进行全过程管理，为解决建设项目文件在形成和积累以及竣工档案在编制过程中的一些质量需要注意的事项，在工程文件管理中实行“三同步”既：工程一开始就与编制竣工文件同步进行;工程进行中就与竣工文件的积累、整编、审定同步进行;工程竣工时，要与提交一套合格的竣工文件同步进行，在很大程度上确保了建设项目档案的齐全、完整、准确，同时使执行者便于操作和掌握。  

二、明确各*职责  

按照国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中的规定，工程建设项目实行总承包时，各施工承包单位负责收集、整理、编制其分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。工程竣工时由总承包单位向业主整体移交。

三、明确文件材料归档要求  

具体归档整理内容包括以下几个方面：立卷原则、方法;立卷过程中应遵循的要求;立卷归档要求;卷内文件的排列方法;案卷的组合、编目;案卷封皮、卷内目录及备考表的编制;案卷的装订;工程文件材料的归档范围、保管期限及文件材料的编号;工程文件材料移交份数、移交的时间及移交的程序。  

四、做好竣工资料移交工作  

要实现竣工资料编制与工程同步进行。  

单位工程进行整体评定前，施工单位要先向总承包单位移交本单位工程的全部竣工资料，总承包专业工程师负责对移交资料的质量进行审查。确认无误后报监理单位审核，对不符合要求的资料，应督促编制单位予以完善和补充。  

竣工资料移交工序: 工程完成后向总承包单位移交，并对竣工档案移交资料的完整性、准确性和系统性负责。  

竣工资料整体完成后，总承包项目经理组织相关*对竣工资料进行整体验收，按照项目文件管理办法，向业主和院档案管理处整体移交并办理交接手续。  

工程信息化管理可以有效解决哪些问题  

①“信息存储数字化和存储相对集中”有利于项目信息的检索和查询，有利于数据和文件版本的统一，并有利于建设项目的文档管理;  

②“信息处理和变换的程序化”有利于提高数据处理的准确性，并可提高数据处理的效率;

③“信息传输的数字化和电子化”可提高数据传输的抗干扰能力、使数据传输不受距离限制并可提高数据传输的保真度和保密性;  

④“信息获取便捷”、“信息透明度提高”以及“信息流扁平化”有利于建设项目参与方之间的信息交流和协同工作。  

掌握基本的工程知识有哪些  

1. 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：  

(1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;  

(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。  

(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。  

(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。  

(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。  

(6)对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。  

2.勘察、设计、施工、监理等单位，应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。  

3.建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。  

4.城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工程进行监督、检查、指导。 在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。