会计账簿登记工作必须切实做到登记正确及时、内容完整、数字准确、责任明确,同时还要做到不错记、不漏记、不重记,并便于日后查阅。因此,记账人员必须分工明确,严格遵守各项会计账簿的登记规则。那么,如何登记会计账簿呢?
(1)记账必须以审核无误的会计凭证为依据,将会计凭证中的日期、凭证号数、业务内容摘要、金额及其他有关资料逐项记入账簿内。做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后,要在记账凭证上签名或盖章,同时划“√”表示已登记入账,以避免重记、漏记。
(2)各账簿应按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应将空行、空页划线注销,或者注明“此行空白”、“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。
(3)凡需要结出余额的账户,结出余额后,应在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户,应在“借或贷”等栏内写“平”字,并在余额栏内用“0”表示。
(4)每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页*一行和下页*行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及余额只写在下页*行有关栏内,并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。
(5)账簿中书写的文字和数字应书写规范,并紧靠底线,上面要留有适当空格,不要写满格,一般占格距的二分之一。
(6)登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。下列特殊情况,可以用红色墨水记账:按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记账;在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;在三栏式账户的余额栏前,如未印明方向的,在余额栏内登记负数余额;根据*统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。红色数字在会计核算中表示负数,或者是对蓝色数字的冲减、冲销。
(7)账簿记录发生错误时,不准刮、擦、挖、补或随意涂改,不准用退色药水、“消字灵”等更改字迹,也不准重新抄写。应根据具体情况,按规定的方法进行更正。
(8)实行会计电算化的企业,总账和明细账应定期打印;发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出库存现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。
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