总算明白如何接打电话

    如何接打电话       接听、拨打电话需要按照一定的程序来进行，如果忽略了其中的某个环节，就会影响您达到预期的沟通目的。要做到有效的电话沟通，就必须了解并掌握这些基本的流程:       1.掌握接听电话的基本程序       (1)听到电话铃声响两次后拿起话筒。电话铃声响1秒，停2秒。如果过了10秒钟，仍无人接电话，一般情况下人们就会感到急躁:“糟糕，人不在。”因此，铃响3次之内，应接听电话。如果铃声响一 声之后马上接，会让对方感到惊讶。所以较理想的是，电话铃响完第二次时，拿起听筒。       (2)自报公司、科室名称及您的职务和姓名。拿起话筒后，不能直接间对方什么事情，而是需要先让对方知道您是谁。所以首先要报出公司的名称，然后具体到科室的名称，当然还有您的职务和姓名 。       (3)确认对方姓名及单位。任何一次沟通，如果双方不知道相互的身份，那么沟通往往没有针对性，就很难达到沟通目的。介绍完自己之后，您需要确认对方是谁。这就需要询问对方的姓名或者单位 。       (4)寒暄问候。就像在面对面沟通中人们见面时的问候一样，在电话沟通中也需要双方互相寒暄问候。由于电话沟通只能靠声音来传递信息，所以这种问候应该在双方刚刚明确相互身份之后送出。问 候时要依据对方的身份来确定具体的问候语。  

      (5)商谈有关事项，确认注意事项。问候完对方之后，对方会表明打电话的意图，然后您就可以针对这些信息来和对方进一步商谈。在商谈过程中，如果遇到特别重要的信息或者需要注意的事项，要 及时向对方确认，以确保获取信息的准确性。       (6)礼貌的道别，轻轻放好话筒。双方谈话结束，要礼貌的和对方说再见。待对方说完“再见!”后，等待2-3秒钟再轻轻挂断电话。无论通话多么完美得体，如果后毛毛草草地“咔嚓”一声挂断电 话，都会功亏一篑，令对方很不愉快。因此，结束通话时，应轻轻地挂断电话。       如果*句话优美动听，会令打或接电话的对方感到身心愉快，从而放心地讲话，故电话中的*声给对方的印象十分重要。接电话时，*声应说:“您好，这是xx公司。”打电话时则首先要说: “我是xx公司xx处的XXX.”双方都应将*句话的声调调整到状态。       2.掌握拨打电话的基本程序       (1)按重要程度整理谈话内容并记录。在拨打电话前，需要将和对方商谈的事情写下来，然后依据其重要性来排列，这样在通话时就能做到条理清晰，而且也很全面。       (2)确认对方工作单位、姓名及电话。当对方接听电话后，要及时的确认对方的工作单位、姓名和电话，明确对方是否是自己要找的单位或者个人，以免打错电话或者找错人，这样可以避免无意间泄 露了商业秘密或者耽误了您的宝贵时间。       (3)自报公司名称及本人姓名。在确认对方的身份无误之后，需要告之对方您所在的公司名称及本人的姓名。       (4)寒暄问候。在明确了对方的身份之后，需要送出您的问候。例如:您好!早上好!等等。简短的问候会为下面的交流提供良好的心理铺垫。       (5)商谈有关事项，确认注意事项。当明确了对方的身份，送出问候之后，您就可以依据前面列出事件的顺序来向对方表述您的沟通意图了，然后积极和对方进行商谈。对一些重要的信息也需要向对 方确认。       (6)礼貌地道别，轻轻放好话筒。当商谈结束时，您还需要向对方礼貌地说再见。一般来说，您需要先放下电话。注意动作一定要轻。       无论是接听电话还是拨打电话的基本流程，忽略了其中的任何一个环节或者任何一个环节出现了失误，都有可能宣告您这次电话沟通的失败，而且还会影响到和对方的进一步沟通。所以一定要牢牢 把握这些基本的流程。