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总算晓得商务英语邮件写作方法

发布时间: 2019-10-15 14:11:00

在商务工作中,邮件是使用比较频繁的,为了正确传达信息,我们应该了解清楚邮件的写作格式,以及写作方法。下面小编就来介绍商务英语邮件写作方法,希望对大家有所帮助。  

商务英语邮件写作方法

商务英语邮件写作方法  

1.使用主动语态  

一般情况下,在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调,使用主动语态则会更加有趣有力。当然,并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。同时,由于在被动语态中看不出动作发出者是谁,有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞,我们也会使用被动语态。  

2.多使用短句  

研究表明,句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时,首次阅读就能理解的人所占的比例为75%,当句子单词长度在27个以上时,这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性,因此应该尽量使用短句。  

3.多使用动词而不是名词  

动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)会拉长句子,而且会使写出来的句子不够生动,缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。  

商务英语邮件写作格式  

一、邮件标题  

1.一定不要发空白标题,这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做,有可能是想先写好邮件再定标题,但*直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯,先把标题写好。  

2.标题应简明扼要,能反应文章内容或者重要性,不宜冗长。  

3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字,以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要,尽量少用"urgent"等字眼。  

4.回复对方邮件的时候,可以根据需要更改标题,不要一长串"RE"。比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题,邮件标题就可以简单地描述如下:RE:Art work of minions item.  

二、邮件内容  

1.首先是称呼:*次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼,不知道姓名只知道头衔的情况下,可用「Dear Title」,熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件,可以用「Dear All」作为邮件称呼。  

2.邮件内容都左对齐顶格写,开头不留空格。  

3.写正文的时候,把最重要的事情放在最前面,简单的问候之后「直奔主题 」。  

4.能用简单句的时候不用复杂句,能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了,表述准确。如非必要,邮件尽量不要写的很长,也不要分很多段落,一般三四段即可。  

5.如果邮件涉及信息比较多,可以按要点进行编号,12345分条叙述,这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒,但是同一封邮件中字体尽量一致,字体颜色不宜过多,*不要超过3种。  

6.注意措辞,多用虚拟语气和委婉语气。比如:if……,I would……,Could you……这些句型,既明确了自己立场,又不至于太生硬,更容易让对方接受自己观点。  

7.电子邮件可以轻易的被转发给他人,也是书面的证据,所以邮件内容务必慎重客观,切不可信口开河。  

8.邮件*要对收件人表示感谢,如果邮件开头已经说过感谢的话语,结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。  

9.邮件结尾要有署名,一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些,适合所有场合。  

三、收件人  

1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里,这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。  

2.不是邮件内容的直接处理者,但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送,有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人,这是不可取的。  

3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人,这种情况可以添加「密送」。  

4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候,一般会按照职位高低进行排序。  

商务英语邮件写作注意事项  

1. “主题”要有意义  

在把你的邮件发送出去之前,你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊,或者主题栏是空的话,那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。  

我们来看一个例子:  

Subject: Important! Read Immediately!  

简评:你认为很重要的事情在别人看来却未必如此,你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢,且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息),让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改:  

Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour.  

简评:如果你的邮件内容真的很重要且紧急,那么不妨把主题写得具体些,同时,尝试主题首字母大写,这样可以引起对方的重视。  

2.语言风格得当  

邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事,那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 :P 等),缩写(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性,增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司,或者不太熟的客户,那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。  

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