终于晓得商务英语邮件写作格式

对于商务人士来说,商务英语是一项必备技能。作为现代商务重要的沟通手段之一,商务英语邮件的写作越来越受到人们的重视。今天小编主要给大家分享商务英语邮件写作格式，希望对你们有帮助!  

 

商务英语邮件写作格式  

一、邮件标题  

1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但*直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。  

2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。  

3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。  

4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item  

二、附件  

1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完*再上传，*很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。  

2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。  

3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。  

4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。  

5.如果附件过大，*拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。  

三、邮件内容  

1.首先是称呼：*次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。  

2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。  

3.写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题 」。  

4.能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。  

5.如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，*不要超过3种。  

6.注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,I would……,Could you……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。  

7.电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。  

8.邮件*要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。  

9.邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。  

四、收件人  

1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。  

2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。  

3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。  

4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。  

五、其他需要注意的细节  

1.*设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式，社交账号等信息，方便收件人随时查找。  

2.邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。  

 

商务英语邮件写作结束语的例句  

要注意在英式英语中，如果你的邮件以“尊敬的先生”或”尊敬的女士”开头，那应该以”你忠诚的……“结束。但如果你知道对方的名字，应该以”你真诚的……“的结束。这个规定似乎太武断了，但就是英国众所周知的正式邮件写法之一，所以我推荐你*按照这个原则写。然而，美国没有这门严格的规定。  

Here are some example closing sentences for emails:  

这里有一些邮件结束语的例句：  

I look forward to hearing from you.  

我期待收到你的邮件。  

I look forward to hearing from you soon.  

我期待很快就收到回信。  

I look forward to receiving your reply.  

我期待不久就收到你的回复。  

I look forward to seeing you.  

我期待与你见面。  

I look forward to meeting you.  

我期待与你会面。  

I look forward to speaking to you on this matter.  

我期待和你探讨这个问题。  

Please let me know a convenient time for us to meet.  

请告知我方便见面的时间。  

If you need any further information, please do not hesitate to contact me.  

如果你需要进一步信息，马上联系我。  

I will let you know more details as soon as I have them.  

如果我有进一步消息，会马上通知你。  

Please feel free to call me any time on my mobile: 0099 999 999 999  

任何时候都可以打我手机，我的电话是：0099 999 999 999  

I would appreciate your immediate attention to this matter.  

如果您能马上关注这个问题，我将不胜感激。  

As this matter is urgent, I would be grateful for a swift response.  

考虑到这个问题很紧急，如果能尽快恢复我会很感激。  

商务英语邮件写作的注意事项  

1. 搞清发送邮件对象、邮箱地址  

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。  

To: email接收者邮箱地址; From: email发送者邮箱地址; CC: 抄送; Subject: 主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议); letter of application(申请信)。  

2. 明确邮件目的  

一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。  

每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply. 开头;询问原因时，可以用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。  

对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考。  

3. 正文内容直奔主题  

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。*句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。  

4. 注意语气和措辞  

除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?  

5. 检查拼写  

确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。